Anti-Money Laundering (AML) Beleid

1. Doel en scope

Valvest.io is toegewijd aan de hoogste normen voor anti-witwasbeleid (AML) en tegenterrorisme financiering (CTF) naleving. Het doel van dit AML-beleid is om Valvest.io te beschermen tegen het gebruik voor witwassen of financiering van terroristische activiteiten, om onze reputatie te beschermen, en om te voldoen aan de toepasselijke AML-wetten en -regelingen, inclusief die vastgesteld door de Financial Action Task Force (FATF), Europese Unie-richtlijnen en andere relevante lokale en internationale regelgeving.

Dit beleid is van toepassing op alle medewerkers, aannemers, consultants en derden die in enige zakelijke hoedanigheid met Valvest.io omgaan.

2. Definities

3. Eisen voor Gebruikersregistratie

Valvest.io is volledig toegewijd aan:

• Het voorkomen dat het platform wordt gebruikt voor witwassen van geld en financiering van terroristische activiteiten.
• Voldoen aan alle toepasselijke AML-regelgeving en beste praktijken in de sector.
• Het implementeren van robuuste interne controles en procedures om verdachte activiteiten te detecteren, te voorkomen en te melden.
• Het houden van regelmatige trainingssessies om medewerkers te informeren over hun rollen en verantwoordelijkheden onder AML-wetten.

4. Risicogebaseerde Benadering

Valvest.io hanteert een risicogebaseerde benadering voor AML-naleving, die inhoudt:

• 1. Risico’s Identificeren en Beoordelen: Uitvoeren van uitgebreide risicoanalyses om potentiële risico’s met betrekking tot klanten, producten, diensten, transacties en geografische locaties te identificeren.
• 2. Risico’s Verminderen: Het implementeren van passende maatregelen en controles om geïdentificeerde risico’s te verminderen, inclusief versterkte due diligence voor klanten en transacties met een hoger risico.
• 3. Voortdurende Risicobeoordeling: Regelmatig herzien en bijwerken van het risicobeoordelingsproces om veranderingen in bedrijfsactiviteiten, klantenbestand of regelgeving weer te geven.

5. Customer Due Diligence (CDD) Procedures

Om te voldoen aan de CDD-eisen zal Valvest.io:

• 1. Klantidentificatie en Verificatie: Identificatie-informatie van alle klanten verzamelen en verifiëren voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan. Accepteerbare identificatiedocumenten zijn een geldig paspoort, nationale identiteitskaart of rijbewijs. Voor rechtspersonen zijn relevante bedrijfsregistratiedocumenten, bewijs van adres en informatie over uiteindelijke belanghebbenden vereist.
• 2. Risicoprofiel: Risicocategorieën toewijzen aan klanten op basis van verschillende factoren, waaronder land van verblijf, type bedrijf, transactievolume en bekende politieke blootstelling.
• 3. Voortdurende Monitoring: Klanttransacties continu monitoren om ongebruikelijke patronen of gedragingen te detecteren die kunnen wijzen op witwassen van geld. Transactiedrempels en waarschuwingen implementeren om verdachte activiteiten te signaleren.
• 4. Enhanced Due Diligence (EDD): EDD-maatregelen toepassen op klanten met een hoog risico, zoals klanten met complexe eigendomsstructuren, PEP's of klanten uit jurisdicties met een hoog risico. EDD kan het verkrijgen van aanvullende informatie over de herkomst van de fondsen, het doel van de transacties en de lopende zakelijke activiteiten van de klant inhouden.

6. Rapportage van Verdachte Activiteiten

• 1. Interne Rapportage: Medewerkers moeten alle verdachte activiteiten of transacties onmiddellijk melden aan de AML Compliance Officer. Verdachte activiteiten kunnen grote, ongebruikelijke of onverklaarbare transacties zijn, inconsistente informatie verstrekt door klanten of pogingen om rapportage-eisen te vermijden.
• 2. Onderzoek en Documentatie: De AML Compliance Officer zal gerapporteerde verdachte activiteiten onderzoeken, bevindingen documenteren en bepalen of een Suspicious Activity Report (SAR) moet worden ingediend.
• 3. Externe Rapportage: Indien nodig zullen SAR's snel worden ingediend bij de relevante regelgevende autoriteiten. Valvest.io zal volledig samenwerken met wetshandhavingsinstanties bij hun onderzoeken.

7. Recordkeeping

Valvest.io zal uitgebreide records bijhouden om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten. Het bijhouden van records omvat:

• 1. Klantidentificatie Records: Kopieën van identificatiedocumenten en verificatiegegevens worden ten minste vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie bewaard.
• 2. Transactie Records: Gedetailleerde records van alle klanttransacties, inclusief transactiebedragen, data en betrokken partijen, worden minimaal vijf jaar bewaard.
• 3. Suspicious Activity Reports (SAR's): Records van SAR's en interne onderzoeken worden veilig opgeslagen gedurende ten minste vijf jaar na het indienen van het rapport.

8. Medewerkerstraining en Bewustzijn

Valvest.io zal regelmatige AML-training bieden aan alle medewerkers om ervoor te zorgen dat zij begrijpen:

• 1. AML-regelgeving en -verplichtingen: Het belang van naleving van AML, relevante regelgeving en de gevolgen van niet-naleving.
• 2. Herkennen van Verdachte Activiteiten: Hoe rode vlaggen en indicatoren van witwassen of terrorismefinanciering te identificeren.
• 3. Rapportageprocedures: Het proces voor het melden van verdachte activiteiten aan de AML Compliance Officer.

Trainingssessies worden jaarlijks gehouden, met extra sessies indien nodig op basis van regelgevingupdates of veranderingen in bedrijfsprocedures. Trainingsrecords worden voor alle medewerkers bewaard.

9. Technologie en Systemen

Valvest.io zal geavanceerde technologieoplossingen gebruiken om de AML-nalevingsinspanningen te verbeteren, waaronder:

• 1. Transactie Monitoring Systemen: Geautomatiseerde systemen om transacties in realtime te monitoren, ongebruikelijke patronen te identificeren en verdachte activiteiten te markeren.
• 2. Sancties en PEP Screening: Screeningtools om klantnamen te controleren tegen internationale sanctielijsten, PEP-lijsten en andere databases met een hoog risico.
• 3. Data-analyse: Gebruik van data-analyse om trends en anomalieën te identificeren die kunnen wijzen op witwassen van geld.

10. Nalevingsmonitoring en Interne Audit

• 1. Voortdurende Nalevingsmonitoring: De AML Compliance Officer zal toezicht houden op de implementatie en effectiviteit van AML-beleidslijnen en -procedures. Regelmatige beoordelingen zullen worden uitgevoerd om naleving van regelgevende vereisten te waarborgen.
• 2. Interne Audit: Periodieke interne audits zullen worden uitgevoerd om de effectiviteit van het AML-programma te beoordelen, verbeterpunten te identificeren en naleving van beleidslijnen te waarborgen. Auditresultaten worden gerapporteerd aan het senior management, en corrigerende maatregelen worden snel geïmplementeerd.

11. Rapportageverplichtingen

Valvest.io zal voldoen aan alle regelgevende rapportageverplichtingen, waaronder:

• 1. Currency Transaction Reports (CTR): Rapportage van grote contanttransacties die de regelgevende drempels overschrijden aan de relevante autoriteiten.
• 2. Suspicious Activity Reports (SAR): Het indienen van SAR's voor transacties of activiteiten die verdacht worden geacht, zelfs als de exacte aard van de verdachte activiteit niet bekend is.

12. Boetes voor Niet-Naleving

Het niet naleven van dit AML-beleid kan resulteren in disciplinaire maatregelen tegen medewerkers, waaronder beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Valvest.io kan ook aanzienlijke juridische en financiële boetes, inclusief boetes en sancties, worden opgelegd voor niet-naleving van AML-regelgeving.

13. Vertrouwelijkheid en Gegevensbescherming

• 1. Vertrouwelijkheid: Alle informatie met betrekking tot klantidentificatie, transacties en verdachte activiteiten wordt als vertrouwelijk behandeld. Toegang tot dergelijke informatie is beperkt tot geautoriseerd personeel.
• 2. Gegevensbescherming: Valvest.io zal ervoor zorgen dat alle klantgegevens en records worden beschermd door robuuste gegevensbeveiligingsmaatregelen in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetten.

14. Beleid Herzien en Bijwerken

Dit AML-beleid wordt ten minste jaarlijks of vaker herzien indien vereist door veranderingen in regelgeving of bedrijfsactiviteiten. Eventuele updates of wijzigingen in het beleid zullen worden gecommuniceerd aan alle medewerkers en relevante belanghebbenden.

15. Contactinformatie

Voor vragen of verdere informatie over dit AML-beleid kunt u contact opnemen met de AML Compliance Officer via joep@valvest.io.